Afboeken bij meer openstaande facturen

Welke factuur valt weg of op welke factuur dient te worden afgeboekt, indien een schuldenaar met meerdere openstaande facturen een (deel)betaling verricht? In de praktijk komt het – veelal bij partijen die een langdurige samenwerking zijn aangegaan – voor dat als gevolg van een wirwar van afboekingen er een onduidelijke vordering resteert. Althans, dit wordt vaak aangevoerd door de betalende partij. Om een onnodige discussie en/of kostbare procedure te voorkomen, is het goed om op de hoogte te zijn van hetgeen de wet hieromtrent bepaalt. In de wet wordt namelijk de volgorde van afboeken voorgeschreven, namelijk:

1. De door de betalende partij (schuldenaar) aangewezen schuld;
2. De opeisbare schuld;
3. De meest bezwarende schuld;
4. De oudste schuld;
5. Alle schulden evenredig.

Toelichting bij meerdere facturen

De wetgever kent aan de schuldenaar de bevoegdheid toe om zelf te bepalen welke schuld het eerst verdwijnt. Maakt de schuldenaar hiervan geen gebruik, dan is de vraag welke factuur al voorbij de uiterste betaaldag is. Is dat er maar één, dan dient daarop te worden afgeboekt. Zijn dat er meer, dan is de vraag welke schuld het zwaarst op de schuldenaar drukt. Is dat er maar één, dan dient daarop te worden afgeboekt. Zijn dat er meer, dan is de vraag welke factuur al het langst openstaat. Is dat er maar één, dan strekt het geld daarop in mindering. Zijn de facturen even oud dan wordt het geldbedrag naar rato op deze facturen in mindering gebracht.

Hoe af te boeken in geval van één factuur, maar met bijkomende kosten (incassokosten en rente)

Hiervoor ging het om de situatie waarin sprake was van meerdere facturen. Maar soms is er maar één factuur (de hoofdsom) en is de schuldenaar daarover buitengerechtelijke incassokosten en rente verschuldigd. In het geval dat de schuldenaar slechts een deelbetaling verricht, volgt eveneens uit de wet de wijze waarop dient te worden afgeboekt, namelijk:

1. Buitengerechtelijke incassokosten;
2. Vervallen rente;
3. Factuurbedrag (hoofdsom);
4. Lopende rente.

Toelichting bij deelbetaling in geval van één factuur

Daar waar de schuldenaar bij het afboeken van meerdere facturen kan bepalen welke schuld het eerste dient te verdwijnen, ligt dat voor wat betreft het afboeken in geval van één factuur anders. Stel dat de schuldenaar aangeeft dat de deelbetaling op de verschuldigde hoofdsom (post 3) in mindering strekt in plaats van op de incassokosten (post 1) en op de vervallen rente (post 2), dan kunt u dit als schuldeiser met recht afwijzen en op de (rechtens) juiste volgorde afboeken. De wetgever heeft een bewuste keuze gemaakt voor deze systemen. Het eerste systeem (meerdere facturen) beschermt de schuldenaar. Immers, als het de schuldeiser vrij zou staan om de jongste schuld weg te strepen, dan lopen de kosten over de oudere facturen onnodig op. Het tweede systeem (één factuur) zorgt juist voor een drukmiddel van de schuldeiser jegens de schuldenaar.

Indien u op de hiervoor genoemde wijze uw administratie voert en hier met uw schuldenaar transparant over communiceert dan kunnen (onnodige) toekomstige discussies mogelijk worden voorkomen. Mocht het desondanks toch uitlopen op een gerechtelijke procedure, dan heeft u de boel dusdanig op orde dat de hiermee gepaard gaande juridische kosten beperkt kunnen blijven.